De Leerruimte is een ontdekkingsreis die elke keer anders verloopt. Deze Handreiking geeft je enkele handvatten. De Handreiking licht toe, zodat je begrijpt wat de Leerruimte voor jou en innovaties kan betekenen. De Handreiking beschrijft ervaringen, maar schrijft niet voor.
Het innoveren kan beginnen! Het contract is getekend en de partners stappen in de Leerruimte die ze zelf gaan vormgeven. De opgave is gedefinieerd en eerder verzamelde kennis staat in het Innovatieportfolio, maar de weg naar de oplossing ligt open. Dat geeft een gevoel van vrijheid en ondernemerschap.
Dit is het moment dat de kennisstelling aanhaakt, al eerder geselecteerd door Rijkswaterstaat of samen met de aannemer na opdrachtgunning. De ‘gouden driehoek’ heeft de Leerruimte in handen om te innoveren, gericht op een concreet doel. De deelnemers hebben dus een rol van betekenis.
Alle drie de partners – Rijkswaterstaat, kennisinstelling en aannemer – kiezen minimaal één persoon voor het Leerteam, het kernteam van de Leerruimte. Dit Leerteam is verantwoordelijk voor de voortgang op de opgave die binnen de Leerruimte is gedefinieerd. Het Leerteam stuurt de ontwikkeling van innovaties en ontlast daarmee de contractteams van opdrachtgever (IPM-team) en opdrachtnemer. Deze contractteams hebben een faciliterende rol vanuit het hoofdcontract en denken mee over de uitvoerbaarheid van de innovaties.
In de Leerruimte SSRS bleven de beide contractteams de eerste periode op afstand van het Leerteam, maar gaandeweg bleek dat het beter was om een goede connectie te hebben tussen het Leerteam/IPM-team enerzijds en tussen het Leerteam/contractteam aannemer anderzijds. Daarom schoof van beide contractteams een extra persoon aan tafel in het Leerteam om met name de praktische zaken rondom pilots in het buitengebied te begeleiden en daarmee te voorkomen dat het innovatieproces botste met wat buiten gebeurde.
Naast de vaste kern sluiten regelmatig andere collega’s of marktpartijen aan in het Leerteam, bijvoorbeeld Innovatiehouders die een loket zoeken om hun innovatie te testen. Om het Leerteam heen komt een flexibele schil van experts. Zij behoren tot de achterban van de drie partners of zijn stakeholders die over de opgave of de betreffende innovatie advies kunnen geven.
Eerste taken
Rijkswaterstaat is in eerste instantie de initiatiefnemer en organiseert de vergaderingen van het Leerteam. Andere kernteamleden kunnen deze rol later overnemen. De eerste acties van het Leerteam zijn: de belangen van de drie partners inventariseren en gezamenlijk het Plan van Aanpak uitwerken.
Belangen op tafel
Door elkaars belangen in de Leerruimte te kennen, ontstaat begrip en verbondenheid met elkaar. Samenwerken met respect voor elkaars belangen, op basis van gelijkwaardigheid en gericht op het gezamenlijk oplossen van de opgave, leidt tot de beste resultaten. Juist dit gezamenlijke proces is de kracht van de Leerruimte.
Plan van Aanpak
Het Leerteam werkt vervolgens het Plan van Aanpak uit waarin de opgave (het SMART-geformuleerde doel) wordt uitgewerkt en de belangen van de drie partners worden vastgelegd. Waarin de route wordt beschreven om kansrijke innovaties te verzamelen, te beoordelen, verder te ontwikkelen, in te praktijk uit te testen, te monitoren en volwassen te maken. Per innovatie en per ontwikkelfase legt het Leerteam de gemaakte afspraken vast in een business case. Die gaan over de tijdinvestering van de partners, fasering en tijdpad, het delen van risico’s, de financiële inbreng, besparingen en opbrengsten, en over de toekomstige invulling van de business case. Per fase wordt een go/no go-moment bepaald, zodat de risico’s beheersbaar blijven.
Rijkswaterstaat stelt een startbudget beschikbaar om de Leerruimte na contractgunning op te starten. Dit is bijvoorbeeld afkomstig van het Corporate Innovatie Programma of de interne probleemhouder (vaak een regionale dienst). Rijkswaterstaat zorgt voor deze Handreiking en organiseert de Masterclasses. Voor onderzoek en ontwikkeling zijn vaak Nederlandse of Europese subsidies aan te vragen. De aannemer brengt tijd en middelen in en de kennisinstelling levert kennis en tijd. De flexibele schil aan experts werkt zonder vergoeding. Per innovatie zal een eigen financieel plaatje worden uitgewerkt om deze een stap verder te brengen.
In het prestatiecontract IJssel/Twentekanalen is op jaarbasis een bedrag gereserveerd voor deelname van de aannemer in de Leerruimte, wat te laag is gebleken.
Om beginnende Leerruimtes op weg te helpen, kunnen de Leerteamleden deelnemen aan een aantal Masterclasses. Het idee is om tijdens die Masterclasses Leerruimte te werken aan het Plan van Aanpak en de opgave te formuleren.
Als het Plan van Aanpak klaar is, helpt een kick-off om de Leerruimte een goede start te geven: een feestelijk moment waarbij de directies van alle partners aanwezig zijn om het commitment uit te spreken. Bij mogelijke hobbels van de Leerruimte zal immers op het management gerekend moeten kunnen worden.
De kick-off is een mooie gelegenheid om de eerste innovatieve ideeën te presenteren, dat geeft energie aan de bijeenkomst. Het is ook een idee om pers en stakeholders uit te nodigen.
Na de kick-off komt het Leerteam periodiek bijeen. De tijd die nodig is voor de kick-off, wekelijkse vergaderingen, andere bijeenkomsten en overige activiteiten, wordt ingeschat in het Plan van Aanpak.
We schatten in dat er 5 bijeenkomsten van een dagdeel georganiseerd moeten worden, waarvan 2 met het management erbij (start en ondertekening), en 3 met de leerteamleden en de tweede schil. Per organisatie spreken we dan over 4 tot 5 mensen voor de grotere bijeenkomsten, dus 12 tot 15 in totaal, en 6 deelnemers (2 per organisatie) voor de overige bijeenkomsten. Voor Leerteamleden komen er nog uitwerk- en afstemuren bij. Het totaal per Leerteamlid komt dan uit op ongeveer 40 tot 60 uur over een periode van drie tot zes maanden.
Het Leerteam komt tweewekelijks ongeveer 2 uur bij elkaar. Daar komt ongeveer een dag per week bij voor de begeleiding van de pilots.
Het Leerteam houdt de energie in de Leerruimte door regelmatig te communiceren over nieuwe ontwikkelingen en mijlpalen, zoals de afronding van het Plan van Aanpak, het pitchen van innovatieve ideeën, testen en pilots. Deze communicatie richt zich in eerste instantie op de contractteams van de Leerruimte en de organisaties van de drie partners. Het is belangrijk dit regelmatig te doen voor interne betrokkenheid en draagvlak.
Denk ook aan externe communicatie via bijvoorbeeld vakbladen om de markt over bijzondere stappen te informeren. Intern levert dit een gevoel van trots op. Daarnaast draagt dit bij aan het delen van kennis.
Het communicatieplan kan een onderdeel zijn van het Plan van Aanpak.
Heleen Vreugdenhil, innovatiespecialist bij Deltares en lid van het Leerteam SSRS:
"Mijn ideale Leerteam zou uit zes personen bestaan, van elke organisatie ten minste twee. Ten eerste omdat je dan binnen je eigen organisatie een veel bredere reikwijdte hebt, wat toch echt belangrijk is, want in je eentje is het gewoon te beperkt. Maar ook omdat je binnen de Leerruimte twee kennisvelden moet combineren. Je hebt technisch inhoudelijke vakkennis en organisatorische kennis nodig."
Tim van der Lugt, innovatiemanager aannemerscombinatie BAM/Van den Herik en lid van het Leerteam SSRS:
"De mensen in het Leerteam moeten niet belast zijn met de dagelijkse beslommeringen van het contract. Er is natuurlijk een bepaalde afhankelijkheid, je weet wat er speelt binnen het reguliere contract. Maar er moet ook onafhankelijkheid zijn, dat je een bepaalde afstand hebt van issues die spelen in het reguliere proces, en toch die innovaties verder kunt helpen. Het gevaar bestaat dat de leerruimte anders ondersneeuwt onder de dagelijkse beslommeringen."
Heleen Vreugdenhil, innovatiespecialist bij Deltares en lid van het Leerteam SSRS:
"Het helpt wel heel erg als je iemand hebt vanuit het IPM-team die constructief meedenkt. Zeker als je in het begin ook heel erg zoekend bent; hoe werkt het leerteam eigenlijk? Er moeten formulieren gemaakt worden, projectveranderingen, contractwijzigingen, etc., en dan is het wel heel fijn als er iemand vanuit het IPM-team goed is aangesloten. Dat maakt het leven van het leerteam een stuk makkelijker."
Yuri Wolf, inkoop- en innovatie-expert bij Rijkswaterstaat en voorzitter van het Leerteam SSRS:
"Ondertussen weten wij in onze Leerruimte precies wat ieders belang is en verdedigen we ook elkaars belangen en dat is heel leuk om mee te maken."
Marja Hamilton, projectleider Self Supporting River System 2021 bij Rijkswaterstaat:
"Gebruik die fase na gunning om een vertrouwensbasis te maken. Dat je elkaar aanvult en dat je dat vasthoudt: Bij het opstellen van een Plan van Aanpak bepaal je in feite ook je eigen gedragsregels. Het is van belang dat een Leerteam daar echt gezamenlijk mee aan de slag gaat. Door allemaal te zeggen: ik kom uit mijn eigen hoek van die driehoek en we stappen wat meer naar het enge midden en gaan gezamenlijk dingen doen. Daar ligt de kracht die wij gezien hebben bij het huidige Leerteam. Daarin moet je investeren."
Joyce Zuijdam, projectleider Self Supporting River System 2021 bij Rijkswaterstaat:
"Iedereen in het Leerteam heeft als opdracht dat er een resultaat bereikt wordt. Je zet in feite mensen bij elkaar met verschillende belangen, maar omdat ze wel dezelfde stip aan de horizon hebben, zie je dat er eigenaarschap wordt genomen en dat natuurlijke rollen worden aangenomen. Naar mijn mening zijn de afspraken in de Leerruimte robuuster dan normaal in een vergadering. Die gelijkwaardigheid is de meerwaarde van een Leerruimte."
Marja Hamilton, projectleider Self Supporting River System 2021 bij Rijkswaterstaat:
"Het is belangrijk dat je connectie met elkaar maakt en aanvullend op elkaar bent. Juist omdat je allemaal anders bent en een andere achtergrond hebt kun je elkaar daarin versterken. Ik denk dat het voor leden van het Leerteam interessant is om deel uit te maken van zo’n Leerteam, omdat ze daardoor ook op een andere manier naar hun eigen organisatie kijken."
Heleen Vreugdenhil, innovatiespecialist bij Deltares en lid van het Leerteam SSRS:
"Je moet een beetje lange adem hebben en om kunnen gaan met verschillende belangen. Er zijn persoonlijke drijfveren maar ook organisatiedrijfveren. De een wil snel een pilot, de ander wil het grondig voorbereiden, wat wrijving oplevert. Daar moet je tegen kunnen. Je hebt een beetje technische kennis nodig en moet goed binnen je organisatie kunnen communiceren over wat er gaande is en de juiste mensen erbij krijgen. Ook het op zoek gaan naar subsidies moet je kunnen. Ik vind het werken in een Leerteam heel erg leuk. Ik heb persoonlijk heel veel geleerd over onderwerpen waar ik normaal niet mee in aanraking kom, maar die toch erg interessant zijn. Ook de praktische kant van de projecten die we doen is nieuw voor mij, je verrijkt gewoon echt je wereld. En dat je pilots aan het uitvoeren bent, daar waar je bij Deltares vooral studies doet en lang niet altijd iets praktisch, is een hele leuke combinatie."
Tim van der Lugt, innovatiemanager aannemerscombinatie BAM/Van den Herik en lid van het Leerteam SSRS:
"Zoals wij nu functioneren heb je drie partijen die met voldoende kennis en kunde in het Leerteam zitten. Voor geen van de organisaties geldt dat je er met alleen zitting nemen in het Leerteam bent, iedereen voegt ook echt iets toe. Er is ook een bepaalde cultuuromslag nodig. We zijn niet alleen op de korte termijn bezig, het gaat ook om de lange termijn. Als teamlid is het handig als je ruimdenkend bent, een goed inlevingsvermogen hebt en af durft te stappen van het commerciële model ‘opdrachtgever vraagt en opdrachtnemer draait’. Dat vraagt om een bepaalde openheid en leergierigheid en een bereidheid tot vertrouwen."
Tim van der Lugt, innovatiemanager aannemerscombinatie BAM/Van den Herik en lid van het Leerteam SSRS:
Op de vraag wat in de Masterclasses in ieder geval aan bod zou moeten komen antwoordt Tim: "Misschien een dooddoener, maar toch die gelijkwaardigheid. Het uitspreken van ieders eigen belangen, ook de commerciële belangen, gaat je op termijn verder helpen. Durf open en eerlijk te zijn over belangen die soms conflicterend zijn met elkaar, want anders draai je om de brij heen. Het is een vereiste dat je dat meteen op tafel hebt liggen, denk ik."
