Stap 2: Innoveren op meerdere sporen tegelijk
Laat nu de ideeën maar komen! De motor gaat werken en het leer- en innovatieproces komt op gang. Het Leerteam komt na de kick-off periodiek bijeen om ideeën en innovaties te verzamelen, te beoordelen en hun ontwikkeling in gang te zetten. Hoe? Dat mag het Leerteam helemaal zelf bepalen.
De opgave staat als een stip aan de horizon en het probleem en de probleemhouder (de beheerder) zijn bekend. Meerdere innovaties kunnen aan de opgave bijdragen. De route is voor elke innovatie anders en dat maakt de Leerruimte ook zo dynamisch! Logischerwijs zijn er vaste stappen die we toelichten.
Inventarisatie
Innovatiehouder
Toetsing
Monitoring en evaluatie
De route
Innovatieteam
Value case
Intellectueel eigendom
Rol van het Leerteam
Vier je successen!
Laat het weten!
Inventarisatie
De Leerteamleden kunnen zelf met ideeën komen, maar ze kunnen ook collega’s uit hun eigen organisaties uitnodigen om als Innovatiehouder of als probleemhouder pitches te geven.
In de Leerruimte kunnen bovendien derden hun innovatieve ideeën indienen. De oproep kan op TenderNed worden gedaan, zodat iedere marktpartij gelijke kansen krijgt. Met de Innovatiewijzer geeft Rijkswaterstaat richting aan de inschrijvingen, bijvoorbeeld door een bepaald Technical Readiness Level (TRL) voor te schrijven en door duurzame en circulaire oplossingen te vragen.
Deze externe partijen kunnen deel gaan uitmaken van de Leerruimte en als Innovatiehouder trekker worden van die innovatie. Belangrijk is om de verwachtingen goed te managen en duidelijke afspraken te maken in bijvoorbeeld een intentie- of samenwerkingsovereenkomst. De meerwaarde van de Leerruimte is de versnelde ontwikkeling van een innovatie die in de toekomst kan worden vergund en uitgevraagd. De Innovatiehouder investeert daar ook zelf in.
Innovatiehouder
De Innovatiehouder is verantwoordelijk voor de verdere stappen van de innovatie. Deze eigenaar zal het Leerteam tijdens de reguliere vergaderingen blijven informeren over de ontwikkelingen.
De Leerteamleden zijn bij voorkeur geen Innovatiehouders, zodat ze zich op het proces blijven concentreren. Wel kunnen ze eerste contactpersoon zijn voor een innovatie. De geselecteerde innovaties worden in dat geval over de Leerteamleden verdeeld.
Toetsing
Het Leerteam beoordeelt de verzamelde ideeën en innovaties. Het stelt hiervoor zelf de criteria op. Van belang is dat deze ideeën en innovaties bijdragen aan de opgave. Als dit niet het geval is, kan de Leeropgave in overleg worden verbreed. Het is ook een optie om het idee of de innovatie door te verwijzen naar het landelijke Innovatieloket van Rijkswaterstaat. Alle ideeën en innovaties, ook die niet worden geselecteerd voor verdere ontwikkeling, komen in het Innovatieportfolio terecht.
Monitoring en evaluatie
Innovaties die de beoordeling ‘kansrijk’ krijgen, gaan door naar de volgende ontwikkelstap. Na laboratoriumtesten is dit vaak een toets in de praktijk: een pilot. De Innovatiehouder zorgt voor continue monitoring. Het Leerteam beoordeelt samen met het Innovatieteam de resultaten en besluit of de innovatie klaar is voor de volgende stap.
De route
Een innovatie doorloopt een aantal stappen om volwassen te worden: van een eerste oriëntatie en test naar een pilot, van een haalbaarheidsstudie naar een geverifieerd en gevalideerd product dat kan worden vergund en uitgevraagd. Belangrijk is om steeds de stip aan de horizon in beeld te houden: de opgave die om een oplossing vraagt.
Steeds bepaalt het Leerteam of het traject verdergaat. Wat helpt is om bij elke stap duidelijke afwegingen te maken. Tot welk Technical Readiness Level (TRL) en Stakeholder Readiness Level (SRL) zijn wij nu bezig? Hoe lang gaan we aan dit niveau werken? Bepaal vooraf de momenten waarop een go/no go-beslissing wordt genomen. Als na een pilot geen zicht is op een volgende stap, heeft het geen zin om door te gaan. Zorg dat de juiste mensen aanhaken en dat budgetten worden vrijgemaakt, bijvoorbeeld via co-financiering.
Voor elke innovatie is de route anders. In veel gevallen lukt het niet om binnen de looptijd van het contract tot een volwaardige oplossing te komen. De innovatie kan dan worden overgedragen aan een (nieuwe) Leerruimte in een ander contract.
Innovatieteam
Als een innovatie veel werk met zich meebrengt en er vele stakeholders bij zijn betrokken, kan het Leerteam daarvoor een Innovatieteam in het leven roepen. Dit Innovatieteam brengt de innovatie naar een hoger TRL en SRL. Het Leerteam zorgt voor een goede overdracht door een innovatiestrategie of een aanvullend Plan van Aanpak op te stellen waarmee het Innovatieteam verder kan.
Value case
De Innovatiehouder of het Innovatieteam werkt de haalbaarheid van de innovatie steeds verder uit. Omdat in een Leerruimte niet alleen wordt gewerkt aan een technische maar ook sociale innovatie, spreken we liever van een uitwerking in een value case dan in een business case.
In een value case maak je een maatschappelijke kosten-batenanalyse (MKBA) waarin ‘people & planet’, het sociale domein, de omgeving en duurzaamheidsdoelen worden meegewogen, naast financiële kosten en baten. Een belangrijke maatschappelijke waarde, gekoppeld aan een eigenaar (bijvoorbeeld Rijkswaterstaat, een provincie, gemeente of waterschap), kan een belangrijke reden zijn om de innovatie door te zetten. Ook als er niet direct financiële winsten mee te behalen zijn. Denk aan een verlaging van CO2 of besparing van natuurlijke grondstoffen.
Intellectueel eigendom
In de Leerruimte komen innovaties tot stand met geld van de overheid. Als er maar één aanbieder is van een innovatie kan de overheid deze niet inkopen. Daarom is het belangrijk dat andere marktpartijen de innovatie ook kunnen toepassen. Het is logisch om ervan uit te gaan dat een deel van de vergaarde kennis dan ook openbaar wordt gemaakt. In de praktijk blijkt maatwerk nodig te zijn. Externe partijen die een idee inbrengen waar een succesvolle innovatie uit voortkomt, moeten de mogelijkheid hebben om daar een verdienmodel aan te koppelen. Het maatwerk kan bestaan uit een afspraak over de publicatietermijn.
Door de splitsing in het Leerteam en de Innovatiehouder/het Innovatieteam is er ruimte voor beide belangen. Het Leerteam biedt de procesbegeleiding en de koppeling met de praktijk, waardoor de innovatie zich versneld kan ontwikkelen. Het Leerteam zorgt ook voor het borgen en openbaar maken van deelbare kennis.
Met de Innovatiehouder en het Innovatieteam worden afspraken gemaakt over de benodigde investeringen, het intellectueel eigendom en het verdelen van de eventuele opbrengsten. Rijkswaterstaat sluit met de Innovatiehouder of het Innovatieteam een samenwerkingsovereenkomst (SOK-i). Hierin kunnen de partijen vastleggen wat wel of niet openbaar wordt gemaakt en wanneer. Dit gaat bijvoorbeeld om kennis over de toepasbaarheid van de innovatie, vergunbaarheid/uitvraagbaarheid of risicobeheersing. De omschrijving van het Stakeholder Readiness Level (SRL) is juist openbare kennis over de opgave en het probleem. In geval van een patentaanvraag geldt er vanzelf een geheimhoudingsplicht.
Rol van het Leerteam
In welke fase van het ontwikkeltraject de innovatie zich ook bevindt, het Leerteam houdt vinger aan de pols. Het staat voortdurend in contact met de Innovatiehouders en de Innovatieteams. Het geeft opdrachten, stelt termijnen en bewaakt dat de afgesproken stappen binnen de planning worden gezet. Er staat immers een duidelijke stip aan de horizon, en met dat doel voor ogen houdt het iedereen op koers. Het Leerteam zorgt er ook voor dat hun organisaties en managementteams aangehaakt blijven: door bijzondere momenten te vieren en structureel te communiceren.
Vier je successen!
Alle deelbare kennis leggen we vast in het Innovatieportfolio. Niet alle innovatieve ideeën leiden tot volwaardige producten die in de markt gezet kunnen worden. De resultaten van een test, pilot of tussentijdse evaluatie kunnen een ‘no go’ opleveren. Ook dan is er veel kennis en ervaring opgedaan die bij een volgende innovatie van pas kunnen komen. Daarom leggen we ook die we vast in het Innovatieportfolio.
Innoveren in de Leerruimte levert dus altijd wat op, ook als de eindstreep voor een innovatie niet wordt gehaald. En om de spirit erin te houden: benoem je resultaten en vier je mijlpalen!
Laat het weten!
Sommige dingen kun je eenvoudigweg niet inschatten voordat je eraan begint. Communiceer de beslissingen duidelijk naar alle betrokken partijen, ook als het Leerteam de ontwikkeling van een bepaalde innovatie stopzet.
De Innovatiehouders en Innovatieteams communiceren structureel over de innovatie waarvoor ze verantwoordelijk zijn. Deze communicatie richt zich met name op het Leerteam, dat belangrijk nieuws doorzet via eigen kanalen. Het delen van deze informatie zorgt voor betrokkenheid en draagvlak, en werkt als een stimulans voor de Innovatiehouders en Innovatieteams. Het communicatieplan kan een onderdeel zijn van de samenwerkingsovereenkomst met de Innovatiehouder of met het Innovatieteam.
